ERP (एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग) एक ऐसा सिस्टम है जिसमें बिक्री, ख़रीद, स्टॉक, उत्पादन, अकाउंट्स, GST और पेरोल, सब एक ही डेटाबेस पर चलते हैं। एक ऑर्डर एक बार दर्ज होता है और वही स्टॉक, इनवॉइस और लेजर में अपने आप पहुँच जाता है।
ERP का मतलब
ERP का पूरा नाम है एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग। आसान भाषा में, यह आपके व्यापार के रोज़ के सारे काम (ऑर्डर लेना, माल ख़रीदना, स्टॉक रखना, उत्पादन करना, बिल बनाना, पेमेंट लेना और अकाउंट्स रखना) एक ही सिस्टम में चलाता है।
ज़्यादातर छोटे और मझोले व्यापार में यह काम अलग-अलग जगह बिखरा रहता है: अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, Excel शीट, WhatsApp ग्रुप और कुछ लोगों की याददाश्त। ERP यह सब एक जगह ले आता है।
एक ऑर्डर का उदाहरण
मान लीजिए किसी डिस्ट्रीब्यूटर को 40 कार्टन का ऑर्डर मिला। ERP के बिना सेल्समैन WhatsApp पर ऑर्डर भेजता है, ऑफ़िस में कोई Excel में स्टॉक देखता है, बिलिंग डेस्क उसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में टाइप करता है, और गोदाम को अलग से बताया जाता है। एक ही ऑर्डर तीन-चार बार लिखा जाता है।
ERP में ऑर्डर एक बार दर्ज होता है। सिस्टम स्टॉक और ग्राहक की क्रेडिट लिमिट जाँचता है, गोदाम के लिए पिक लिस्ट बनाता है, GST इनवॉइस और ई-वे बिल बनाता है, और ग्राहक के लेजर में बकाया दर्ज कर देता है।
ERP में क्या-क्या होता है
- बिक्री और CRM: लीड, कोटेशन, सेल्स ऑर्डर, प्राइस लिस्ट, स्कीम, क्रेडिट लिमिट
- ख़रीद: ख़रीद की माँग, सप्लायर के रेट, परचेज़ ऑर्डर, माल की प्राप्ति, सप्लायर के बिल
- स्टॉक: गोदाम, बैच और एक्सपायरी, ट्रांसफ़र, री-ऑर्डर लेवल
- उत्पादन: BOM (बिल ऑफ़ मटीरियल्स), प्रोडक्शन प्लान, वर्क ऑर्डर, जॉब वर्क, लागत
- अकाउंट्स और GST: लेजर, बैंक, बकाया, ई-इनवॉइस, ई-वे बिल, GST रिटर्न
- HR और पेरोल: हाज़िरी, छुट्टी, ख़र्च के क्लेम, PF, ESI और PT के साथ सैलरी
BeatOS ERP में इसके साथ फ़ील्ड सेल्स ऐप भी हैं, जो सेल्समैन के फ़ोन पर चलते हैं और उसी डेटाबेस में लिखते हैं।
ERP, Tally और CRM में अंतर
- Tally जैसा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर किताबों पर केंद्रित है: वाउचर, लेजर और GST रिटर्न।
- CRM बिक्री से पहले का काम सँभालता है: लीड और ग्राहकों से बातचीत।
- ERP ऑर्डर, स्टॉक, उत्पादन और ख़रीद चलाता है, और उन्हीं से अकाउंट्स अपने आप बनते हैं। ज़्यादातर ERP में CRM भी होता है।
विस्तार से पढ़ें (अंग्रेज़ी में): Tally vs ERP।
कब ERP की ज़रूरत होती है
- एक ही ऑर्डर या बिल एक से ज़्यादा जगह टाइप होता है।
- सेल्स टीम डिलीवरी का वादा करने से पहले स्टॉक नहीं देख पाती।
- महीने के अंत में हिसाब मिलाने में कई दिन लगते हैं।
- कई गोदामों में बैच और एक्सपायरी वाला स्टॉक है, और गिनती पर भरोसा नहीं।
- प्रोडक्ट की असली लागत अंदाज़े से तय होती है।
- फ़ील्ड स्टाफ़ अपना दिन WhatsApp पर बताता है, और जाँचने का कोई तरीका नहीं।
ERP कैसे चुनें
- GST, ई-इनवॉइस और ई-वे बिल पहले से शामिल हों।
- डेमो में अपना असली काम देखें: अपना बैच, अपनी स्कीम, अपना इनवॉइस फ़ॉर्मेट।
- शुरुआत कुछ मॉड्यूल से हो सके, बाद में बाक़ी जुड़ें।
- डेटा आपका रहे: क्लाउड पर या आपके अपने सर्वर पर।
- सेटअप, डेटा माइग्रेशन और ट्रेनिंग कौन करेगा, यह साफ़ हो।